De 10 fasen van een zakelijk mediationtraject

Mediation wordt tegenwoordig veel ingezet bij persoonlijke conflicten maar zeker ook zakelijk. Een zakelijk mediationtraject zou je grofweg kunnen indelen in 10 fasen. Het is echter niet altijd zo dat al deze fase worden doorlopen, afhankelijk van de behoefte  en situatie van het moment.

Het onderstaande verloop van een zakelijk mediationtraject geeft een mooi beeld van de, elkaar veelal opvolgende, fasen. 

1. Oriëntatiefase: contact voor de eerste bijeenkomst

Tijdens de oriëntatiefase onderzoekt de mediator of mediation wel een juist middel kan zijn om de betreffende kwestie ‘aan te pakken’. In veel gevallen is enig telefoon- en/of mailverkeer voldoende voor een eerste inschatting. Soms is de conclusie snel duidelijk, soms is er meer nodig en is een oriënterend gesprek raadzaam.

2. Voorbereidingsfase

Een belangrijk onderdeel van de voorbereidingsfase bestaat uit het verkrijgen van de (mogelijke) antwoorden op de vragen: wie neemt deel, wanneer worden de bijeenkomsten gehouden, waar worden de bijeenkomsten gehouden, kan iedereen vrijuit spreken, zijn er juridische en/of medische beperkingen bij één van de partijen, is een caucusronde nodig, is er ruimte om met partijen afzonderlijk te spreken in een ruimte? 

3. Caucusronde

Een caucusronde bestaat uit één-op-ééngesprekken met de afzonderlijke partijen, voorafgaand aan het gezamenlijke traject. De mediator kan deze caucusronde als start voorstellen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien een partij instemt met mediation, maar zelf niet aan tafel wenst te komen. Die twee zaken zijn in beginsel strijdig met elkaar. Mediation is immers geen pendelbemiddeling. Een caucusgesprek kan daarbij helpen. Tevens kan deze fase aangegrepen worden om ervoor te zorgen dat partijen zich goed kunnen voorbereiden voor de daadwerkelijke start van de mediation.

4. Openingsfase

Tijdens de openingsfase van de eerste gezamenlijke bijeenkomst wordt ingegaan op de spelregels van het mediationproces. Het is belangrijk dat partijen die begrijpen en ook accepteren. Ze zijn vastgelegd in de mediationovereenkomst, die alle partijen ondertekenen.

Het tweede deel van de openingsfase is bedoeld om erachter te komen over welke kwestie het nu precies gaat en of iedereen het over hetzelfde heeft. Zelfs als de kwestie helder lijkt, kan daar nog van alles achter vandaan komen, waardoor later blijkt dat de kern wezenlijk anders ligt. Soms blijkt, zelfs meermaals, dat een kwestie een steeds diepere (of andere) laag heeft. Soms spelen er meerdere kwesties. Bovendien zit er een verschil tussen kwesties die spelen en kwesties die tussen partijen spelen. 

5. Exploratiefase

In de exploratiefase zoeken partijen steeds meer de diepte. Hier onderzoekt de mediator voornamelijk wat zowel de verschillende als ook de gemeenschappelijke belangen, behoeften en zorgen zijn, die veelal achter de standpunten verscholen liggen. Wat willen de partijen nu werkelijk en hoe gaat hun dat helpen? Wat heeft men al gedaan en waarom lukt het niet om er zelf uit te komen? 

6. Overgangsfase

De ervaring leert dat het onverstandig is indien partijen direct vanaf de exploratiefase naar de onderhandelingsfase gaan. Mede omdat velen uitgaan van positioneel onderhandelen: het innemen van (harde) standpunten. In veel gevallen gaat dat partijen niet vooruithelpen.

In de overgangsfase kijkt de mediator eerst waar eventuele overeenkomsten liggen, of er geprioriteerd kan worden, en wat het beste alternatief is indien partijen niet tot overeenstemming komen. Bij zakelijke mediation kan deze overgangsfase prima één-op-één worden gedaan, maar zeker ook gezamenlijk.

8. Afrondingsfase

Als partijen eruit zijn, is er vaak een zekere opluchting. Echter, het is belangrijk dat er wordt getoetst of partijen elkaar wel goed begrepen hebben. Ook zal er nog moeten worden afgesproken hoe een en ander op papier komt en wie dat voor zijn rekening neemt. Welke adviseurs gaan het vervolgens nog toetsen? Het gebeurt vaker dat partijen een mondeling traject positief afsluiten, waarna bij de schriftelijke vastlegging ‘het verhaal’ weer overnieuw begint. De afrondingsfase varieert dan ook van één tot meerdere sessies.

7. Onderhandelingsfase

Bij de onderhandelingsfase nodigt de mediator partijen uit om een eerste stap te zetten. Afhankelijk van de situatie nodigt de mediator partijen uit om bijvoorbeeld van makkelijk naar moeilijk te gaan of juist andersom. Lukt het partijen niet om vooruit te komen, of valt het proces na vooruitgang weer stil, dan kan de mediator desgewenst ook suggesties doen. Daarbij veranderen sommige mediators even naar business coach, totdat partijen weer zelf de draad oppakken.

9. Afsluitingsfase

Vaak (maar niet altijd) vindt er een afsluitingsbijeenkomst plaats. De inhoud van deze bijeenkomst kan nogal uiteenlopen, de vaststellingsovereenkomst kan bijvoorbeeld punt voor punt worden doorlopen voordat partijen tot ondertekening overgaan of bepaalde zaken uit het traject worden nabesproken. Er wordt vaak ook een mogelijkheid aangeboden van ‘nazorg’. Het traject zal vervolgens eindigen met een zogenoemd beëindigingsbericht.

Ook wanneer het partijen niet is gelukt om tot overeenstemming te komen kan een dergelijke afsluitingsbijeenkomst plaatsvinden. In veel gevallen is er toch een vorm van vooruitgang geboekt. Al is het maar omdat partijen zich hebben kunnen uitspreken.

10. Fase van nazorg

Nadat het daadwerkelijke mediationtraject is afgesloten met het versturen van het beëindigingsbericht kan er nog behoefte zijn aan nazorg. De mate van nazorg verschilt enorm per partij. Soms is er geen enkele behoefte aan. Dan weer is er de behoefte om het traject nog eens volledig gezamenlijk te doorlopen en/of te beschouwen. De een gebruikt het bijvoorbeeld ter completering van een zeker ‘rouwproces’, de ander gebruikt het als reflectie.

Tot slot

Het is niet zo dat iedere bovenstaande fase gelijk staat met één bijeenkomst. De meeste zakelijke mediationtrajecten bestaan uit zo’n 3 tot 5 bijeenkomsten, alhoewel er ook voldoende voorbeelden zijn die korter dan wel langer hebben geduurd. 

Van elke bijeenkomst wordt een zogeheten procesverslag gemaakt. Elke volgende bijeenkomst start met een toets aan dit procesverslag. Het doel hiervan is om te toetsen of partijen nog op hetzelfde punt staan als waarmee de laatste bijeenkomst is afgesloten. Dit punt bepaalt de start van de nieuwe bijeenkomst.